اداره خدمات اداری و مالی

اداره امور خدمات اداری و مالی دانشکده علوم تربیتی و روانشناسی:

اداره امور خدمات اداری و مالی دانشکده علوم تربیتی و روانشناسی براساس چارت مصوب تفصیلی دانشگاه تبریز از بخشهای امور اداری، دبیرخانه، مسئول دفتر، کارپردازی و انبارداری تشکیل شده است.

متصدیان پستهای مصوب این  اداره با شرح مختصری از وظایف محوله عبارتند از:

آقای ابراهیم نژد ساعی
ابراهیم نژد ساعی










پست سازمانی : رئیس اداره خدمات اداری و مالی
واحد سازمانی : دانشکده علوم تربیتی و روانشناسی
سابقه خدمت: 9 سال
شماره تلفن محل کار: 33392084-041


شرح وظایف رییس امور اداری:
 

1. سرپرستی اداره خدمات اداری مالی
2. نظارت بر امور کارپردازی
3. نظارت و هماهنگی کلیه درخواست های خرید و تعمیرات دانشکده
4. نظارت بر امور انبار داری، تهیه و تنظیم دفاتر و اسناد انبار، خرید، توزیع و تحویل کالاهای مورد درخواست واحدهای متقاضی
5. سرپرستی و نظارت بر امور دبیرخانه
6. تهیه و پیش نویس کلیه مکاتبات دانشکده
7. ایجاد هماهنگی بین کارکنان تحت نظر و نظارت بر حسن انجام کار آن ها
8. تهیه پیش نویس احکام مأموریت ها، مرخصی ها، معذوریت ها، اضافه کاری و نظایر آن
9. رسیدگی به امور نظافت ساختمان دانشکده (با سرپرستی 4 نفر نیروی شرکتی)
10. رسیدگی به نواقص ساختمان دانشکده و اقدام به رفع آن ها
11. تهیه آمارهای مختلف پرسنلی
12. شرکت در جلسات و مذاکرات اداری
13. رسیدگی به تقاضاهای مراجعان و راهنمایی آن ها
14. راهنمایی کارکنان تحت نظارت و ارائه راه کارهای مناسب
15. ارتباط با مدیریت های مختلف سازمان جهت رفع مشکلات اداری دانشکده
16. تکمیل اطلاعات و فرم های مختلف درخواستی از طرف مدیریت امور اداری دانشگاه
17. انجام سایر موارد مربوط به شغل



خانم آمنه عبدی شاهوار

عنوان شغلی: ماشین نویس
شغل محوله: مسئول دفتر (دبیرخانه) و تایپیست
واحد سازمانی: دانشکده علوم تربیتی و روان شناسی
سابقه خدمت: 10 سال
شماره تلفن محل کار: 33392088-041

شرح وظایف دبیرخانه:

1. وصول نامه های ارسالی و ارجاع آن به مسئولین
2. ثبت نامه های وارده و ارجاعی به همکاران
3. تفکیک نامه های پستی و ارجاع به واحدهای تابعه
4. پیگیری سوابق نامه ها و ارسال به واحدهای درخواست شده حسب مورد
5. انجام دستور مسئولین و پیگیری اوامر آن ها جهت تسریع در امور
6. پاسخ به مراجعین جهت ردیابی درخواست های مربوطه
7. ارسال و دریافت نامه ها از طریق نمابر
8. پاسخ گویی و پیگیری نامه های ارباب رجوع به صورت تلفنی و حضوری
9. انجام سایر امور ارجاعی در صورت لزوم
10. ثبت فرم های مربوط به درخواست خدمات، خرید کالا، قراردادها و ...
11. اجرای دقیق اتوماسیون اداری در دبیرخانه و ...
12. جوابگویی و رفع مشکل و ارائه راهنمایی حضوری و تلفنی اتوماسیون
13. نصب اطلاعیه ها و پوسترها در تابلو اعلانات
14. ثبت شماره نامه های وارده به منظور پیگیری های بعدی
15. ثبت شماره، تاریخ و خلاصه نامه ها، نام صاحبان آن ها و مقام اقدام کننده


شرح وظایف ماشین نویس:

1. تفکیک نامه های صادره و تحویل پیش نویس ها به بایگانی در اسرع وقت
2. تایپ نامه ها، جدول ها، بخشنامه ها، دستورالعمل ها و ... .
3. تهیه رونوشت از نامه ها در صورت لزوم
4. تایپ کلیه نامه های اداری و آموزشی و نظایر آن
5. مراقبت در حفظ و نگهداری از سیستم رایانه
6. انجام سایر امور ارجاعی در صورت لزوم
7. تهیه پیش نویس مکاتبات درصورت لزوم
8. همکاری با سایر همکاران


شرح وظایف مسئول دفتر:

1. نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکی
2. تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران
3. پاسخگویی به نامه ها
4. پاسخگویی به تلفن ها
5. تایپ نامه و تصحیح اشتباهات نگارشی آنها
6. کار با برنامه های کامپیوتری مانند Excel، Word، و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری و سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر مدیریت
7. راهنمایی و پاسخگویی مراجعه کنندگان
8. انجام امور نمابر
 9. ارائه خدمات تایپ و تکثیر(مکاتبات،گزارشات، صورتجلسات، طراحی فرمهای مورد نیاز)
10. تنظیم برنامه ملاقاتهای رئیس

11. ابلاغ دستورات ریاست و پیگیری تا وصول نتیجه

12. پیگیری برنامه جلسات، کمیسیونها و تایپ صورتجلسات و نیز پیگیری مصوبات
13. دریافت دستور و برنامه کار از ریاست دانشکده
14. برقراری ارتباط تلفنی رئیس دانشکده با داخل و خارج و بالعکس
15. آماده کردن پیشینه ها و پرونده های مربوط به کمیسیونها ، نشستها و... .
16. آگاه کردن اعضای شرکت کننده از نشست ها و جلساتی که در دفتر رئیس دانشکده تشکیل می شود

17. راهنمایی ارباب رجوع رئیس دانشکده و هدایت آنها به واحدهای مربوطه
18. تعیین وقت برای ارباب رجوعانی که کارشان در واحد مربوطه انجام نشده
19. انجام دیگر کارهای محوله برابر دستور رئیس دانشکده






پست سازمانی: کارپرداز

واحد سازمانی: دانشکده علوم تربیتی و روانشناسی و دانشکده الهیات و علوم اسلامی
سابقه خدمت:
شماره تلفن محل کار: 33392089-041

شرح وظایف کارپرداز:

1. پیگیری و هماهنگی انجام خرید اقلام و اجناس مورد نیاز حسب دستور مقام مافوق و در چارچوب ضوابط خرید و کارپردازی   

2. پیگیری اخذ استعلام بها در خصوص اقلام مورد نیاز از فروشندگان و تامین کنندگان معتبر 

3. تلاش و دقت برای گزینش بهترین نوع کالا و مواد برای خریداری 

4. تهیه نمونه کالا و ارائه به سرپرست مربوطه برای تطبیق با مشخصات آن 

5. کسب آگاهی دقیق از مشخصات فنی و نرخ اجناس جهت حصول اطمینان از تطابق با مشخصات اقلام درخواستی 

6. پیگیری و اقدام جهت حمل اجناس خریداری شده به انبار 

7. تحویل اجناس خریداری شده به انبار و دریافت رسید 

8. دریافت استعلام بها پس از تأمین اعتبار و دریافت تنخواه‌ گردان لازم 

9. تنظیم سند هزینه از اجناس خریداری شده برابر با فاکتور 

10. ارائه اسناد و دریافت مجدد تنخواه‌ گردان 

11. واریز حساب تنخواه گردان پس ار اتمام مبلغ به حسابدار و جمعدار مربوط و در خواست تنخواه گردان مجدد 

12. اقدام در مورد ثبت اجناس خریداری شده در دفاتر مربوطه 

13. انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

آقای محمد میر الوار
آقای محمد میرالوار

عنوان شغلی: متصدی خدمات اداری
شغل محوله: مسئول انتشارات  دانشکده و انباردار
واحد سازمانی: دانشکده علوم تربیتی و روانشناسی

سابقه خدمت:
10 سال
شماره تلفن محل کار: 33392092-041  

شرح وظایف انبار دار :  

1. دریافت دستور و برنامه کار از سرپرست مربوطه
2. نگهداری از موجودی انبار به نحو مطلوب و مرتب نمودن آنها
3. طبقه بندی وشماره گذاری اجناس و مواد انبار برای قراردادن آنها در مکان مناسب و الصاق برچسب به آنها درصورت نیاز
4. دقت در نقل و انتقالات اجناس و مواد انبار ورعایت اصول و نکات انبارداری
5. مدیریت و کنترل امور ورود و خروج، ثبت، نگهداری و کنترل موجودی انبار با رعایت ضوابط مربوطه
6. تحویل و کنترل کالای وارده به انبار و امضا قبوض و فرمها و اسناد مربوطه
7. کنترل کالاها از لحاظ انطباق کمی و کیفی با نمونه‌ها و مشخصات مندرج در حواله و اسناد و درخواستها در هنگام تحویل و تحول
8. تعیین مکان مناسب برای انبار کردن انواع کالاها با توجه به نوع، وزن، حجم و میزان مصرف آنها
9. رسیدگی به موجودی انبارها و آگاه کردن کارپردازان برای تجدید سفارش
10. انجام مراقبتهای لازم در حفاظت و ایمنی انبارها برای جلوگیری از فساد، شکستگی و دیگر خطرات منجمله ایمنی در زمان آتش‌سوزی
11. طبقه‌بندی و شماره‌گذاری اجناس و مواد انبار برای قراردادن آنها در مکان مناسب و در صورت نیاز الصاق برچسب به آنها
12. رسیدگی به موجودیهای انبار و صورت‌برداری از کالاهای موجود در فواصل معین
13. تهیه گزارش مالی انبار و قیمت اجناس ورودی به انبار و نیازمندیهای مربوطه
14. انجام امور انبارگردانی و ارائه گزارشات ادواری و موردی از موجودی انبار به مسئولین مربوطه
15. پیگیری نصب و راه اندازی سیستم های رایانه ای کنترل موجودی و انبار در مجموعه
16. شناسایی کالاهای راکد قبل از رسیدن تاریخ انقضاء آن و نیز خرید کالاهای مورد نیاز واحدها و شارژ انبار قبل از صفرشدن کالاها
17. تطبیق کلیه درخواستها اعم از خرید یا حواله از انبار براساس موافقت مسئولین واحدها و امضاء ریاست یا معاونت پشتیبانی و هماهنگی با مدیر امور مالی
18. مدیریت و حراست بر فضا های فیزیکی انبار و موجودی ها مطابق استانداردهای مربوطه
19. انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
20. تنظیم اسناد ، تحویل و تحول کالا ، ارائه رسید به تحویل دهنده کالا ودریافت رسید از تحویل گیرنده کالا
21. کنترل فاکتورها، حواله ها و سفارشهای کالا
22. تهیه وتفکیک کارتهای انبار و ثبت اقلام در نرم افزار مربوطه
23. تحویل گرفتن مواد و اجناس و توزین آنها در صورت لزوم
24. همکاری در رسیدگی به موجودیهای انبار و صورت برداری از کالاهای موجود
25. مراقبت در بارگیری انواع کالاهای خروجی از انبار
26. تهیه گزارش از کالاهای نامرغوب و بلامصرف برای سرپرست مربوطه
27. همکاری با دیگر انباردارها
28. تهیه گزارشهای لازم
29. انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق